Gestionnaire Administratif et Budgétaire H/F - 62

Placé sous l'autorité du chef de pôle IPRO de l'établissement InSERRE Arras, le gestionnaire administratif et budgétaire a pour mission de garantir le bon fonctionnement du service. Il apporte son soutien au chef de pôle et à l'ensemble de l'équipe dans le suivi des différentes fonctions support (budget, RH, pilotage) et l'organisation administrative du pôle IPRO. Il travaille en bonne intelligence et de manière coordonnée avec l'ensemble des autres services administratifs de l'établissement ainsi qu'avec l'ensemble des autres services administratifs de l'ATIGIP.

A ce titre, il assure 5 missions principales :

Secrétariat du pôle :
- Accueil physique et téléphonique
- Traitement du courrier : réception, enregistrement, ventilation
- Préparation et traitement des parapheurs
- Classement et archivage des dossiers, notes et circulaires
- Suivi des différents plannings de l'équipe (permanences de service, congés, déplacements...) afin de garantir la continuité du service

Soutien administratif aux missions des RIPRO et du RRE :
- Préparation des dossiers et mise en forme des documents
- Gestion et commandes de fournitures (fournitures de bureau, matériels de sécurité, imprimés administratifs, petits matériels de travaux, équipements d'hygiène et sécurité...).
- Préparation et participation active aux réunions : réservations et préparation des salles, suivi des autorisations d'accès, compte rendu de réunion
- Elaboration d'outils en soutien à l'activité de l'équipe

Suivi et exécution budgétaire du pôle IPRO
- Suivi de l'exécution budgétaire / prévisions de consommation des crédits et de la demande budgétaire
- Préparation des bons de commande, facturations et services faits
- Gestion administrative, contrôle et suivi des conventions
- Suivi et contrôle des dossiers de subventions
- Préparation et suivi des contrats d'implantation des concessionnaires, sous l'autorité fonctionnelle du chef d'établissement

Gestion RH de proximité
- Accueil des nouveaux agents (intégration, matériels, badges...),
- Suivi des dossiers RH en lien avec la DRH de l'ATIGIP
- Préparation des déplacements des agents du pôle (ordres de mission, réservations)
- Contrôle et validation des ordres de mission et des états de frais de déplacement dans Chorus DT

Soutien au pilotage de l'activité du service
- Centralisation des statistiques
- Préparation des données statistiques en vue des différentes réunions institutionnelles et instances de pilotage du pôle
- Elaboration d'outils de suivi et mise à jour les tableaux de bord permettant le contrôle de l'activité du service
- Rendu compte régulier, et alertes le cas échéant, du responsabledu pôle