Responsable des Administrations Commerciales H/F - Vanheede Environnement

Vanheede Environment Group est un group environnemental international avec plusieurs entreprises et plusieurs sites. Nous avons plus de 45 ans d'expérience dans la collecte, recyclage et valorisation des déchets. Nous sommes un joueur principal sur le marché des déchets en Belgique et Nord-Pas-de-Calais.Votre mission principale

Superviser, structurer et optimiser l'ensemble des activités d'administration commerciale : gestion des contrats, suivi de la facturation, coordination avec les équipes commerciales et opérationnelles, pilotage du service client et garantie de la conformité des données commerciales. Assurer un rôle clé dans la qualité des prestations, la satisfaction client et le pilotage économique du périmètre.

Responsabilités et activités
Management & organisation
- Encadrer et animer l'équipe Administration des Ventes
- Organiser les flux de travail : entrée des contrats, mises à jour, réclamations, demandes commerciales.
- Définir les priorités, répartir la charge de travail et assurer la montée en compétence de l'équipe.
- Mettre en place des procédures internes pour garantir la fiabilité et la rapidité de traitement.
Gestion des contrats & suivi administratif

- Superviser la création, la modification et la résiliation des contrats clients.
- Garantir la bonne intégration des conditions tarifaires et opérationnelles dans l'ERP.
- Veiller à la conformité des données : fréquences de collecte, prestations, matériels, indices, tarifs.
- S'assurer du respect des conditions commerciales négociées par les commerciaux.

Facturation & rentabilité
- Piloter l'exactitude de la facturation mensuelle : prestations régulières, rotations, flux exceptionnels.
- Traiter les litiges de facturation en coordination avec le service exploitation et les commerciaux.
- Suivre les marges, les anomalies, et proposer des actions d'optimisation.

Relation clients & qualité de service
- Garantir un haut niveau de satisfaction client via un traitement structuré des demandes.
- Superviser les réclamations (collectes, matériel, facturation, reporting déchets).
- S'assurer de la qualité de la communication entre clients - ADV - exploitation - commerciaux.

Pilotage & coordination interne
- Travailler en lien étroit avec :
les commerciaux (soutien administratif, reporting, suivi)
o l'exploitation (planification, demandes spécifiques clients)
o la finance (facturation, relances, corrections)
o le service environnement / conformité (traçabilité, BSD, Annexe VII, obligations réglementaires).
- Préparer des tableaux de bord mensuels : volumes, rentabilité, litiges, délais de traitement.

Conformité réglementaire

- Veiller au respect des obligations :
o BSD / BSDD / dématérialisation Trackdéchets
o Règlementations européennes (ex. 1013/2006 pour transferts transfrontaliers)
o Obligations AGEC (tri, traçabilité, reporting)
- Contrôler la cohérence des données liées à la traçabilité déchets.

Votre profil
Compétences requises
Techniques
- Très bonne connaissance des processus ADV / service client / facturation.
- Solides bases en gestion des déchets, typologies déchets, prestations de collecte et valorisation.
- Maîtrise d'un ERP de gestion
- Compétences en analyse de données et reporting
Managériales
- Encadrement d'équipe, animation, cohésion et gestion des priorités.
- Capacité à structurer des process et améliorer la performance.
Relationnelles
- Sens du service client très développé.
- Excellent relationnel interne et externe.
- Capacité à arbitrer, expliquer et accompagner le changement.
Réglementaires
- Compréhension des obligations légales dans la gestion des déchets.
- Connaissance de la traçabilité et de la documentation réglementaire.

Experience: 3 An(s) - en ADV, service client, gestion admi

Compétences: Analyse de données expérimentales,Gestion des commandes et des inventaires,Elaborer des procédures administratives ou comptables,Expliquer et faire respecter les règles et procédures

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Collecte des déchets non dangereux

• Administration des ventes
• Reporting