Coordinateur Administratif et Financier - Mairie de Lens H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur et de la responsable administrative et en lien étroit avec les autres responsables de la Direction de la sécurité, de la tranquillité publique rattachée à la vie de la cité - accès aux services publics et ressources internes, l'agent assure l'ensemble des tâches administratives, comptables et financières de la direction.

L'agent garantit la conformité des procédures administratives et financières, et veille au respect des obligations réglementaires.

Il a un rôle d'encadrement de l'équipe administrative de la Direction, sous l'autorité de la responsable administrative et du Directeur.

Missions administratives et réglementaires :

- Rédaction et suivi des actes administratifs et réglementaires divers : notes, courriers, conventions, arrêtés de police du Maire (occupation du domaine public et divers), décisions, délibérations, conventions, manifestations et événements sportifs et festifs organisés sur la commune, demandes de travaux divers (chantiers sécurisés, installations de bennes, échafaudages, etc...), terrasses des commerces, taxis, objets trouvés, animaux errants et dangereux, etc...

- Travail en transversalité avec les différents acteurs internes et externes.

- Accueil physique et téléphonique des usagers, orientation vers le service concerné et apport de réponse.

- Participation aux réunions.


Missions d'encadrement :

- Encadrement de l'équipe administrative sous l'autorité de la responsable administrative et du Directeur (gestion des plannings de présence, suivi des tâches administratives, financières et réglementaires de la Direction, etc...);

- Supervise le travail de ses collaborateurs administratifs sur l'ensemble de l'activité de la Direction en lien avec la responsable administrative du service.

- Alerte la hiérarchie en cas de difficultés ou retard dans l'avancement des dossiers et affaires suivies.

Missions financières :

- Elaboration, suivi et exécution des budgets de fonctionnement et d'investissement de la Direction (élaboration des bons de commande, liquidation de factures, certification du service fait, préparation et élaboration du budget,...)

- Recensement des besoins, participation à la rédaction des pièces des marchés publics en lien avec la commande publique (cahiers des charges, actes d'engagement), suivi de l'exécution financière,

PRE REQUIS

- Agent de catégorie B
- Maîtrise de la comptabilité publique et des règles budgétaires.
- Connaissance des procédures de la commande publique.
- Maitrise des actes administratifs réglementaires : arrêtés de police du Maire (arrêtés d'occupation du domaine public et arrêtés divers), décisions, convention, délibérations, ...
- Expérience dans le domaine des compétences.
- Très bon niveau rédactionnel.
- Aptitude au management d'équipe (expérience souhaitée) et au travail transversal.
- Capacités d'anticipation et de gestion des demandes urgentes.
- Excellent discernement afin d'apporter des réponses adaptées aux demandes des usagers.
- Maîtrise de l'outil informatique (office 365, outlook...).
- Permis B.

QUALITES REQUISES

- Rigueur
- Assiduité
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Disponibilité et capacités d'adaptation
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de réserve
- Capacités à rendre des comptes à la hiérarchie des informations et de l'activité
- Capacités à prioriser les informations à reporter à la hiérarchie
- Capacités à prendre des initiatives et être force de proposition
- Réactivité
- Capacités relationnelles et de communication, sens de l'écoute et de la diplomatie
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Capacités organisationnelles du temps et du travail afin d'optimiser la priorisation des tâches

Horaires : 36h00 par semaine sur 4,5 jours
Amplitude horaire : de 8h00 à 18h00

• Outlook
• Pack Office
• Pro-activité
• Facturation
• Rédaction du cahier des charges
• Force de proposition
• Management d'équipe
• Réactivité
• Capacité d’adaptation